Comment choisir une salle de conférence ?

Loin d’être aléatoire, le choix d’une salle de conférence doit se faire en tenant compte d’un certain nombre de critères bien précis. Si certains d’entre eux sont standards et s’appliquent à tous les secteurs, d’autres par contre sont plus spécifiques, et varient non seulement en fonction du domaine d’activité, mais aussi du type d’événement que la salle doit abriter. De façon globale, voici les principaux points qu’il faut prendre en compte pour bien choisir une salle de conférence de nos jours.

Choisir une salle de conférence en fonction de la distance ?

La distance fait partie des critères les plus importants pour faire le choix d’une de salle de conférence, surtout dans les cas où l’événement doit se tenir après le travail. Il est préférable de ne pas imposer un déplacement supplémentaire à des personnes qui ont déjà eu une longue journée de travail. Il faut donc trouver une salle de conférence à louer qui ne soit pas trop éloignée du centre-ville, accessible à moins d’une demi-heure de route en transports en commun. Au-delà, il vaut mieux choisir une salle de conférence plus proche, sauf si le dépaysement est le but recherché.

Cela dit, il ne faut pas non plus choisir une salle trop proche du centre-ville. Bien que cela puisse sembler pratique et économique, le risque est que les différents participants ne soient pas déconnectés de l’ambiance de leur environnement de travail. Ainsi, il faut savoir trouver le juste milieu, opter pour une salle qui ne soit ni trop éloignée, ni trop proche. La distance n’est toutefois pas le seul paramètre à prendre en compte pour bien choisir une salle de conférence.

Salle de conférence : quelle ambiance faut-il préférer ?

L’ambiance qui prévaut dans la salle de conférence est également très importante, car elle conditionne la qualité des échanges, mais aussi le niveau de confort des différents participants. Il est recommandé de miser sur une salle où la luminosité est optimale, pour permettre aux convives de bien suivre les présentations prévues. Une salle ayant une ambiance sobre est plus indiquée pour les séminaires, colloques et formations, car permettant aux invités de mieux capter le discours du moniteur.

Choisir une salle de conférence près d’un axe routier ou d’une place bruyante n’est pas très recommandé, sauf s’il s’agit d’un espace qui présente une bonne isolation acoustique (plus d’infos sur Gataka). Autrement, le bruit pourrait perturber durablement les différents participants et intervenants, rendant la conférence et les échanges moins productifs. Par ailleurs, il faut faire attention à la qualité et à l’état du mobilier installé dans la salle de conférence.

Pour éviter toute omission, il est préférable de noter au préalable tous les besoins en mobilier de l’évènement prévu, pour une meilleure organisation de l’aménagement et de la décoration du local. Choisir une salle de conférence implique aussi de devoir vérifier l’état et le fonctionnement de divers autres équipements qui y sont installés, en l’occurrence les micros, les haut-parleurs, et éventuellement un moniteur et un vidéoprojecteur devant servir pour les différentes présentations.

L’effectif des participants, un autre point important à prendre en compte pour choisir ?

Un choix adapté en matière de salle de conférence passe également par la prise en compte du nombre total de personnes attendues pour participer à l’évènement. L’effectif des convives déterminera le nombre de places à prévoir, et donc la capacité du local. Pour choisir une salle de conférence, plusieurs possibilités peuvent être envisagées en fonction de l’effectif des participants.

S’il faut accueillir plusieurs dizaines de personnes dans le cadre d’un congrès, d’un colloque, d’un sommet ou d’autres évènements de grande envergure, il est préférable de miser sur une grande salle (amphithéâtre ou auditorium par exemple) pour abriter les convives. Par contre, si l’effectif des participants n’est pas pléthorique, d’autres possibilités comme la location d’une petite salle d’hôtel peuvent être envisagées.

Bien évidemment, la décoration devra tenir compte du thème de l’évènement, et il faudra aussi se renseigner sur la possibilité de proposer un buffet aux différents participants, soit entre les présentations, soit carrément à la fin de l’évènement. Pour bien choisir une salle de conférence,  d’autres critères comme l’existence d’un parking et la disponibilité d’une bonne connexion internet entrent également en ligne de compte.