Pourquoi externaliser son accueil téléphonique ?
Face à la concurrence, il est important d’être en mesure de présenter un service optimal tout en gérant ses contraintes budgétaires. C’est dans cet optique qu’un standard externalisé prend tout son sens. En effet, un accueil téléphonique traditionnel implique des coûts logistiques (employés, matériels et abonnement téléphonique) et une bonne organisation afin d’être fonctionnel. En externalisant votre standard téléphonique vous pouvez donc faire des économies tout en bénéficiant de l’expertise de professionnels.
A qui s’adresse le secrétariat externalisé ?
Un nouvel entrepreneur qui débute un projet doit gérer de nombreux pôles afin d’être en mesure d’assurer rapidement un service optimal. Externaliser certaines fonctions comme l’accueil téléphonique prend donc tout son sens.
Le nouvel entrepreneur n’est pas le seul à être concerné par cette initiative.
Quelqu’un qui tient un site e-commerce (ou un site internet) a lui aussi tout intérêt à mettre en avant un numéro de téléphone sur lequel il sera joignable. Cette initiative donnera une corporalité à son service ce qui inspire la confiance des prospects. Si son business est florissant, la gestion des appels téléphoniques sera chronophage (prendra du temps) ce qui pourrait l’empêcher d’être en mesure de proposer un service de qualité. Dans ce cas là aussi, un secrétariat externalisé aura tout son intérêt : le client sera amené à discuter avec un professionnel de l’accueil téléphonique qui saura l’orienter et répondre à ses questions.
Enfin, externaliser son standard téléphonique prend également tout son sens pour les entreprises qui sont bien établies (PME) puisque cette pratique permet de ménager du temps pour vos équipes internes (que vous pourrez employer à d’autres tâches, plus productives).
De nombreux sites consacrés à l’actualité du monde de l’entreprise comme ce site proposent des articles qui s’intéressent aux services externalisés et à leurs potentialités.
Dynamiser votre accueil téléphonique
Développer un secrétariat externalisé c’est aussi rompre avec les pratiques d’un accueil téléphonique désuet qui met vos prospects potentiels en attente pour une durée non déterminée (avec pour seule compagnie une musique d’attente et un message pré-enregistré qui se répète). Ce type de pratique irrite vos prospects or, ces appels constituent souvent le premier contact entre votre société et vos prospects. Il va donc de votre intérêt faire en sorte que vos clients parlent le plus rapidement possible avec un interlocuteur compétent qui connaît votre entreprise et vos produits.
L’accueil téléphonique est donc un élément à prendre en compte dans une bonne stratégie marketing. Il fait partie de ce qu’on appelle « la relation client ». On constate d’ailleurs que les entreprises comme la Redoute qui ont mis en place d’importants pôles téléphoniques pour prendre en charge les appels de leurs prospects reçoivent plus de commentaires positifs sur les réseaux sociaux et sites de retour d’expérience.
En effet, opter pour un secrétariat externalisé c’est bénéficier de l’expertise de professionnels de l’accueil téléphonique qui servent d’interlocuteur direct à vos clients. Un secrétariat externalisé va gérer vos numéros et vos appels. Il relèvera les messages téléphoniques qui auront été déposés en dehors de vos horaires d’ouverture. Les meilleurs secrétariats externalisés filtrent vos appels urgents et les transfèrent directement vers votre téléphone ou celui du collaborateur que vous aurez indiqué.
Le dernier atout de ce service c’est peut-être sa flexibilité. Vous pouvez les solliciter quand vous le souhaitez (une semaine, un mois, pour remplacer votre secrétaire, toute l’année, etc) et vous évitez les formalités liées à l’embauche d’un salarié.
Au moment, de choisir votre prestataire, il sera important de définir avec lui un plan de dialogue (conversation type qu’il doit mener avec vos clients et mettre à sa disposition des outils lui permettant d’approfondir sa connaissance de votre société.
